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ERP物料編碼的五大雷區(qū)該如何跨越

發(fā)布時間:  2012/8/20 9:26:04
物料編碼作為ERP最基礎(chǔ)的工作之一,雖然看起來簡單,但真正做起來,ERP項目經(jīng)理們卻無法掉以輕心,稍不留神負責編碼的員工就會踏入物料編碼的雷區(qū)。

  雷區(qū)一:加入供應商信息 一物多碼

  很多制造業(yè)的客戶,在下訂單時,會指定主要原材料的供應商?蛻羰巧系,企業(yè)也沒得選擇,只能服從客戶安排。但為了防止出錯,在物料編碼時,往往把供應商的名字編入到產(chǎn)品的編碼中去。這樣雖然可以一定程度的避免用錯材料,但是,其帶來的不良后果也顯而易見:

  ① 直接導致一物多碼。同一樣東西,有兩家供應商,就會憑空多出一個物料編碼,而同一家客戶也會因指定材料的供應商不同,形成更多同一種物品的不同編碼。盡管企業(yè)可以把其中一個原材料當作BOM里的一項目,其它的當作該材料的替代項目,但企業(yè)這么做仍然是吃力不討好,為ERP帶來混亂。

 、 產(chǎn)品編碼數(shù)量幾何級上升。我們設想一下,一個材料,若平均有三個供應商,則需要三個物料編碼。若有1000個材料呢?那需要3000個物料編碼。從1000個到3000個,無論從剛開始的錄入,還是后期的維護,工作量都是成倍增加的;

 、 信息變更維護困難。設想一下,若該客戶有100種產(chǎn)品都要用到某家公司的某項材料,有一天,萬一該家公司倒閉或者其他原因,無法向它采購原材料,那么修改的工作量有多大?要重新編寫品號信息,最主要的是,要去修改這100種產(chǎn)品的BOM。顯然這是一項巨大的工作。若物料編碼中,不含供應商信息的話,發(fā)生這種情況,只要修改一下材料的供應商就可以解決。

  因此,遇到類似客戶指定供應商的問題,企業(yè)還需另找解決之道,不要再在編碼上下功夫。

  雷區(qū)二:隨機編碼 查詢困難

  隨機編碼,就是系統(tǒng)自身對物料進行編碼。這種自動產(chǎn)生的編碼,由于是隨機的,內(nèi)部之間沒有必然的聯(lián)系,記憶起來困難。

  有些企業(yè),剛開始信息化的時候,往往對物料編碼不是很重視。認為公司物料不多,數(shù)來數(shù)去不過就百種左右,不用編碼了,用隨機數(shù)字就可以了。結(jié)果,隨著企業(yè)的發(fā)展,物料越來越多,從100種增加到1000種。由于數(shù)字缺乏邏輯,最后,要找某種物料時,都無法從編碼查找了,要從規(guī)格,描述等字段進行查找,大大降低了工作效率。

  物料少時,隨機編碼還可以使用,等到物料一多,人的腦子再聰明,也不可能把成千上百的物料編碼記得清楚。因此,在一開始進行信息化規(guī)劃的時候,就要避免使用隨機編碼。

  雷區(qū)三:編碼用數(shù)字 新手難勝任

  有些企業(yè),特別喜歡用阿拉伯數(shù)字,認為數(shù)字簡單方便輸入,其實不然,利用全數(shù)字作為物料編碼時,企業(yè)在以后操作時,會遇到如下問題:

 、 新手難以很快接受。眾所周知,現(xiàn)在企業(yè)員工的流動是非常頻繁的。當企業(yè)招募新員工時,總希望其能夠快速的進入角色,為企業(yè)創(chuàng)造價值?墒,新員工一進公司,開始進行業(yè)務時,卻要先消化一堆枯燥的數(shù)字,需要一定的時間。

  如有一產(chǎn)品編碼,一共9位,第1、2位為產(chǎn)品大類,共六類;第3、4位為產(chǎn)品中類,共12類,第5、6位為產(chǎn)品小類,共25類,最后三位為流水碼。編碼如圖:

  大類 中類小類 流水號

  100101

  100202

  100303

  100404

  100505

  100606

  ……

  要把6大類,12種類,25小類與阿拉伯數(shù)字對應起來,寫寫可能很容易,但是,若要把它記入到人的大腦中,可是個不小的工程。

 、 數(shù)字編碼只有一線操作員熟悉,中層管理人員,操作困難。ERP是一把手工程的觀念已經(jīng)深入人心。倘若一把手等管理人員,無法識別使用這些數(shù)字的編碼,那應用ERP來提升管理水平也就成了無稽之談。因此,在制定編碼時,要考慮大家的接受程度及是否方便使用。

  其實把英文字母同阿拉伯字母混合使用,就是一個不錯的主意。如上例,我們可以把大類、中類用帶有相關(guān)含義的英文字母表示,小類由于數(shù)量過多,可以用英文字母表示也可以用數(shù)字表示。

  如大類有批頭(PT)、扳手(BS)、套筒(TT)等,而批頭又分為英制批頭(YZ)和公制批頭(GZ),批頭根據(jù)材料的不同,又可氛圍銅批頭(0T)和鋼(0G)批頭;而根據(jù)尺寸不同,又有1#到12#不同的尺寸(用流水號區(qū)分),我們就可以如下編碼:

  大類 中類小類 流水號

  PTYZ0T001

  PTYZ0T002

  PTYZ0T003

  PTYZ0G001

  PTYZ0G002

  PTYZ0G003

  ……

  雷區(qū)四:編碼缺乏增長空間

  有些企業(yè),在編制物料編碼時,只考慮到眼前的產(chǎn)品,而沒有預見到未來幾年內(nèi)的發(fā)展情況,最后,導致編碼無法滿足未來增長的業(yè)務需求,缺乏增長空間。

  如上例,雖然批頭現(xiàn)在只有銅和鋼兩種材料,但是,可以預見在未來的幾年內(nèi),起材料可能增加到10余種,此時,我們?nèi)舭研☆愒O置為1位編碼時,到時候出現(xiàn)10余種材料時,編碼就不夠位數(shù)。到時,再來升級編碼的位數(shù)時,就像升級電話號碼的位數(shù)一樣,是個非常浩大的工程。

  因此,在設置編碼時,要為后續(xù)的發(fā)展留下必要的空間?梢詮囊韵聨讉方面考慮:

  ① 在考慮類別碼的編碼時,要一一列舉出現(xiàn)在及將來可能用到的類別,大類要盡量的合并,中類要適當區(qū)分,小類要盡量的明細,這有助于使用。因為最后查詢時,往往小類的編碼在其中起著關(guān)鍵作用;

 、 流水號要多留幾位,因為按照查詢習慣,一般查詢都是根據(jù)前面類別碼查詢,在查詢時,一般不會用到流水號。所以,流水號多少不會影響到查詢的效率,故,可以為未來的發(fā)展留足夠的位數(shù),而無需面對因業(yè)務增長編碼數(shù)量捉襟見肘的局面。

  雷區(qū)五:特殊客戶內(nèi)容 混入物料編碼

  如今,制造企業(yè)中貼牌生產(chǎn)越來越多,給企業(yè)的管理也帶來一定的難度。如一家生產(chǎn)卷尺的公司,給一家客戶貼牌生產(chǎn),客戶要求其產(chǎn)品上貼他們公司的標簽。該公司就為該產(chǎn)品特意編了一個代碼。其實,除了標簽不同外,產(chǎn)品沒有任何差別。

  此時,若只貼牌生產(chǎn)一種牌子還可以應付過去,但若貼牌10種產(chǎn)品呢?再這么做,就會有些手忙腳亂。其實,這幾家客戶的產(chǎn)品都可以通用,只要把標簽換一下就可以了。但面對同一種產(chǎn)品的不同編碼,系統(tǒng)就會認為這些產(chǎn)品是不同的東西,而無法通用,為生產(chǎn)帶來混亂。

  其實,在ERP中有個概念,叫做客戶化BOM,通過特征件來解決此種需求。詳細的解決方法,請參考《特性件“換湯不換藥” ERP“換藥不換湯”》。因此,在物料編碼時,無需把客戶化的東西,放到編碼中去,可以用客戶下訂單時指定不同的參數(shù),來解決這些商品的區(qū)分問題。


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