ERP+智能表單：新希望集團的另類選擇

　　新希望集團的希望

　　新希望集團是致力于實業(yè)經(jīng)營的綜合性企業(yè)集團，是農(nóng)業(yè)部等九部委評定的農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點龍頭企業(yè)，是中國最大的飼料企業(yè)之一，中國西部最大的乳制品、肉食品企業(yè)，同時在房地產(chǎn)開發(fā)和化工產(chǎn)業(yè)也有相當?shù)囊?guī)模，在國內和東南亞共擁有170家各種類型企業(yè)，員工3.5萬余名。

　　新希望集團在2004年下半年實施了金蝶的ERP，總體效果還是不錯的。不過，當時ERP分步實施的結果，主要集中于集團總部的生產(chǎn)經(jīng)營管理，分公司之間是獨立終端，對于集團與分公司之間的數(shù)據(jù)整合并沒有過多涉及。但由于集團規(guī)模龐大、分公司眾多，所以在生產(chǎn)經(jīng)營管理上，新希望集團面臨著許多問題。歸納起來，問題集中在五個方面：一是數(shù)據(jù)采集途徑不暢通。新希望集團與30多個分公司，在處理業(yè)務時通過電子郵件方式，由于互聯(lián)網(wǎng)不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)不能及時有效地集中，而且常常發(fā)生由于一兩家分公司報表數(shù)據(jù)丟失或延遲而影響集團的整體統(tǒng)計等情況。二是集團與分公司數(shù)據(jù)不對稱。集團與各分公司沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，使得數(shù)據(jù)的收集工作呈現(xiàn)半手工模式，集團與各分公司數(shù)據(jù)信息不對稱，集團對分公司的績效考核等工作缺乏規(guī)范性，透明度不夠。三是數(shù)據(jù)實時性差。由于規(guī)模和所獲數(shù)據(jù)時效性的限制，集團無法實時掌握各分公司的經(jīng)營情況，以便進行管理和監(jiān)控，只能采取旬報、月報的形式進行事后分析。四是人工統(tǒng)計分析困難。大量數(shù)據(jù)需要大量人工進行重復性錄入、整理、分析，工作量大，效率低，錯誤率高。五是錯誤數(shù)據(jù)難以定位。企業(yè)在填報數(shù)據(jù)時經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)填報格式或內容不準確的情況，經(jīng)總部匯總后，數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)偏差，已經(jīng)不好確定問題出現(xiàn)在哪里。

　　為此，新希望集團想通過一套系統(tǒng)，解決集團與30多個分公司的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的采集和分析。繡球一拋出，引來眾多國內外ERP廠商的關注。“集團與分子公司的信息互通，二期ERP可以很好解決”，在演示中，國內外ERP廠商都演示了自己的方案。南方新希望集團信息中心經(jīng)理李文勝和南方新希望集團經(jīng)營管理部部長黃國剛邊看演示邊和自己心中的希望進行比較，“嗯，ERP注重流程控制，還是不夠理想。”這時，書生的智能電子表單系統(tǒng)進入他們的視線……

　　希望的兩個火種

　　書生負責新希望集團的項目經(jīng)理張維軍熟練地向新希望集團的負責人演示書生的智能電子表單系統(tǒng)。智能電子表單系統(tǒng)主要針對新希望集團目前的現(xiàn)狀與困惑，強調數(shù)據(jù)的“采集+分析”：數(shù)據(jù)采集上，根據(jù)業(yè)務的需求，定制靈活多樣的表單樣式，滿足業(yè)務使用的要求，實現(xiàn)跨區(qū)域、多分支機構的數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，便于總部監(jiān)控各分公司的業(yè)務情況;數(shù)據(jù)分析上，靈活的統(tǒng)計分析功能，可實時監(jiān)控分支機構的運營情況，以支持領導決策，方便領導操作。張維軍的話切中新希望集團的需求，成為點燃新希望集團希望的兩個火種。

　　接著，張維軍介紹了實施書生智能電子表單系統(tǒng)的成本和實施周期。成本比上二期ERP低了幾倍，實施周期只需要兩個月，而且不需要對集團及分公司的流程進行大的改動，不會對業(yè)務造成中斷和影響。如果要修改填寫表單內容，ERP需要重寫程序，書生智能電子表單不用，可以靈活自動生成……經(jīng)過多因素比較，新希望集團決定選擇書生的智能電子表單系統(tǒng)來完善生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)。

　　2005年7月，新希望集團與書生公司簽定合同;7月～8月，進行系統(tǒng)開發(fā)、項目培訓;9月1日，填報系統(tǒng)正式上線;10月31日，分析系統(tǒng)正式上線;11月，進行網(wǎng)絡安全性處理和權限控制等;12月1日，項目正式驗收。

　　以智能電子表單為中心的新希望集團生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)填報子系統(tǒng)、后臺管理子系統(tǒng)、基礎信息維護子系統(tǒng)、申請審批控制子系統(tǒng)、智能統(tǒng)計分析子系統(tǒng)幾大主要模塊。

　　數(shù)據(jù)填報子系統(tǒng)是一個通用的數(shù)據(jù)錄入和管理工具，它嚴格保證表單數(shù)據(jù)的質量，靈活控制數(shù)據(jù)訪問的權限，支持數(shù)字簽名和電子印章，充分保證數(shù)據(jù)的安全。值得一提的是，數(shù)據(jù)的填報除了在線填寫，還可以離線填報。

　　后臺管理子系統(tǒng)模塊可以實現(xiàn)的功能主要有：組織結構管理，包括部門管理和用戶管理，管理部門上下級關系及詳細信息，管理用戶并為其分配部門和崗位;用戶授權，對系統(tǒng)各個用戶的使用操作權限進行控制;表單管理，包括表單類型管理、表單維護授權等;映射管理，包括表單的映射文件的發(fā)布，已有映射文件使用狀態(tài)的控制、下載、更新、刪除和查看;報表管理，對所有報表分門別類進行管理，授予用戶查看報表的權限以及報表的新增、更新和刪除。

　　基礎信息維護子系統(tǒng)模塊實現(xiàn)的主要功能是根據(jù)新希望集團及各子公司的基礎信息、產(chǎn)品變更信息、銷售區(qū)域變更及原料、藥品相關信息進行及時維護，方便總公司對公司產(chǎn)品、消耗品的統(tǒng)一調整和管理。

　　申請審批控制子系統(tǒng)根據(jù)新希望集團及各子公司的工作流程進行相應的流轉，實現(xiàn)各種申請簽約付款的一系列審批過程，具有申請?zhí)顖�、逐級審批、打回申請、簽批通過等功能。

　　智能統(tǒng)計分析子系統(tǒng)對從分子公司采集到的數(shù)據(jù)進行各種要求的統(tǒng)計分析，然后展現(xiàn)給各位領導。實時的數(shù)據(jù)可以給決策者提供有效的數(shù)據(jù)支持，方便決策領導者管理。

　　點燃希望 夢想成真

　　“ERP+智能電子表單”構建的生產(chǎn)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)，為新希望集團帶來了許多驚喜。比如，應用技術門檻低，通過所見即所得的方式，繪制信息采集表單，常用的電子表單一般業(yè)務人員就能編制，報表式樣簡單直觀，查看報表操作簡單，系統(tǒng)具有直觀的報表呈現(xiàn)，如餅圖、直方、折線等多種角度和形式，極大降低信息化建設和應用的技術門檻;海量數(shù)據(jù)方便分析比較，各分公司的數(shù)據(jù)全部包含其中，根據(jù)權限的不同可以查看權限內的所有報表數(shù)據(jù)，實現(xiàn)分片區(qū)、公司、品種、類別、時間等不同維度查詢統(tǒng)計分析;不受地域限制，只要可以上網(wǎng)的地方，在權限許可范圍內，就能安全實時填報各類經(jīng)營數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)集成性、實時性強，每個子公司都通過該系統(tǒng)填報數(shù)據(jù)并與ERP系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成，自動獲取ERP系統(tǒng)中的銷售日報數(shù)據(jù)并傳遞到南方總部，減輕工作量，節(jié)約了時間，同時保證數(shù)據(jù)的真實性;工作指導性強，關鍵生產(chǎn)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)一旦上報，在任何地方就都可以安全、實時查詢，方便各級領導和管理人員根據(jù)數(shù)據(jù)分析，并指導各級公司、部門的生產(chǎn)經(jīng)營管理;信息填寫錯誤率低，員工在填寫表單過程中，系統(tǒng)提供實時信息校驗，并提供諸如智能提示等多種輔助手段，保證使用者能夠輕松快速地填報信息，確保收集到的信息質量。

　　新希望集團生產(chǎn)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)以書生SEP技術為基礎，設計靈活，隨需應變，實施迅速，超越各種靜態(tài)電子文檔和傳統(tǒng)ERP表格定制式開發(fā)的局限，使基于動態(tài)交互式文檔構建系統(tǒng)成為可能。

　　新希望集團采用書生智能電子表單構建的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)體系架構

　　記者手記

　　迂回到羅馬

　　ERP一期、ERP二期、ERP三期……許多企業(yè)的信息化建設在延續(xù)這樣的發(fā)展道路。企業(yè)規(guī)模的不斷壯大以及ERP實施的特點，使這種模式成為必然。在ERP實施后，一些功能尚不完善，這時，許多企業(yè)走上了繼續(xù)實施ERP二期乃至三期的路子。不過，冷靜看一看，其實，尚不能實現(xiàn)的這些功能，其實或許還有更好的解決方法。新希望集團針對ERP實施后，數(shù)據(jù)不能集中采集和分析，沒有繼續(xù)上ERP二期，而是選用書生智能電子表單系統(tǒng)，迂回到達羅馬，省了錢也省了時間。不過，用戶分兩次選型和實施，還有一些麻煩。任何事物都不是萬能的。注重流程的ERP系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)的采集、分析及表單生成都不夠靈活。這時，如果ERP可以和智能表單、BI等功能融合在一起，一次性銷售給用戶，對用戶來說將是一個福音。據(jù)書生公司副總裁劉偉東介紹，與眾多合作伙伴協(xié)作集成銷售也正是書生電子表單目前的推廣策略。

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