經(jīng)濟下挫 老ERP系統(tǒng)是改造還是按兵不動

　　但另一方提出的觀點是，該出手時就要出手，進行ERP系統(tǒng)改造這一點應(yīng)當是毋庸置疑的，這是大勢所趨。因為當經(jīng)濟環(huán)境迅速惡化時，企業(yè)運營策略會發(fā)生很大的變化，現(xiàn)有的老ERP已經(jīng)不符合需求，更重要的關(guān)鍵在于改造成本與維護成本的相比可能會更節(jié)省。因此，企業(yè)面臨一個新的挑戰(zhàn)：經(jīng)濟下滑，ERP系統(tǒng)更新是按兵不動，還是毅然的改造老系統(tǒng)呢?

　　一.老ERP系統(tǒng)無法回避的弊端

　　(1)老系統(tǒng)包袱沉重，頻繁面臨崩潰風(fēng)險

　　據(jù)圣經(jīng)記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統(tǒng)也是企業(yè)身上不得不背負的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統(tǒng)會越來越老化，故障也會頻繁發(fā)生。老系統(tǒng)一般是使用有一段比較長的時間，劣勢是老ERP系統(tǒng)使用的技術(shù)已經(jīng)落后，或是系統(tǒng)開發(fā)商已經(jīng)停止開發(fā)和升級該系統(tǒng)新的功能，或甚至該系統(tǒng)廠商已經(jīng)退出市場。企業(yè)從廠商方面將無法獲得老ERP系統(tǒng)的維護和服務(wù)支持，更嚴重的是老ERP系統(tǒng)所使用的舊技術(shù)的技術(shù)人員也大幅減少。

　　如果不進行技術(shù)改造，老系統(tǒng)一旦崩潰，恢復(fù)時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業(yè)務(wù)部門，而且可能影響整個公司的運營。這對于正陷于經(jīng)濟下滑的企業(yè)來說，更是雪上加霜。因此，老ERP系統(tǒng)不進行改造，前路是充滿艱辛與挑戰(zhàn)。

　　(2)老系統(tǒng)存在嚴重的信息孤島風(fēng)險

　　所謂的ERP系統(tǒng)“信息孤島”，是指相互之間在功能上關(guān)聯(lián)，但信息不共享以及業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的ERP應(yīng)用系統(tǒng)。原因是企業(yè)進行的每一次局部增加的ERP新功能都可能與以前的應(yīng)用不配套，或者是老ERP應(yīng)用系統(tǒng)和其它后期新上線的應(yīng)用系統(tǒng)如CRM、OA等之間沒有統(tǒng)一的技術(shù)和數(shù)據(jù)標準，數(shù)據(jù)不能自動傳遞，缺乏有效的關(guān)聯(lián)和共享，從而形成一個個彼此隔離的信息孤島。所以,缺乏高度集成的老ERP系統(tǒng)產(chǎn)生信息孤島有著必然性。

　　信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的，首先是導(dǎo)致信息的多口采集、重復(fù)輸入以及多頭使用和維護，信息更新的同步性差，從而影響了數(shù)據(jù)的一致性和正確性，并使信息資源分散和大量冗余，信息使用和管理效率低下。其次是由于缺乏業(yè)務(wù)功能交互與信息共享，致使物流、資金流和信息流的脫節(jié)，結(jié)果造成賬賬不符、賬物不符，不僅難以進行準確的財務(wù)核算，而且難以對業(yè)務(wù)過程進行有效監(jiān)控，造成計劃失控、庫存過量、采購與銷售環(huán)節(jié)的暗箱操作等現(xiàn)象。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。

　　(3)老系統(tǒng)難以適應(yīng)企業(yè)管理模式的變化

　　十年前，ERP系統(tǒng)用的是當時最新的技術(shù)，但從現(xiàn)在的眼光來看，舊的技術(shù)在解決同一個問題時表現(xiàn)實在很糟糕。雖然依賴老系統(tǒng)的熟悉情緒總是存在的，但其實我們更要接受老技術(shù)已經(jīng)過時了，不再能適應(yīng)新的競爭環(huán)境的挑戰(zhàn)的現(xiàn)實。因此，沒有理由為丟掉老系統(tǒng)而有什么情緒波動。事實上，不斷改造ERP系統(tǒng)，使其更好的運行，不斷提升創(chuàng)新，確保技術(shù)支持商業(yè)運行，確保在變化的、惡劣的經(jīng)濟環(huán)境中的保持競爭優(yōu)勢更是重中之重。因此要明白，無論是經(jīng)濟環(huán)境如何變化，技術(shù)始終是為業(yè)務(wù)發(fā)展需求服務(wù)的，該出手改造還是要出手改造，這是核心原則。

　　二.進退兩難的老ERP系統(tǒng)改造

　　企業(yè)ERP運營需要考慮平衡，如果ERP系統(tǒng)按兵不動會使企業(yè)冒極大的風(fēng)險，甚至可能導(dǎo)致對服務(wù)永久性的破壞。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。但改造ERP系統(tǒng)就如同替換多米諾骨牌中的一張，必須要保證其他骨牌不能倒掉。在經(jīng)濟下滑時，改造老系統(tǒng)的優(yōu)勢和劣勢同樣明顯。

　　(1)改造老ERP系統(tǒng)能簡化ERP應(yīng)用環(huán)境

　　面對IT技術(shù)日新月異，十年前的老技術(shù)在應(yīng)對現(xiàn)在復(fù)雜的ERP系統(tǒng)來說實在是表現(xiàn)很糟糕。今天，ERP應(yīng)用環(huán)境的復(fù)雜性已經(jīng)泛濫成為一場熊熊燃燒的森林大火，簡化ERP復(fù)雜性的任務(wù)已經(jīng)變得空前重要。簡化ERP應(yīng)用環(huán)境，只有簡單的幾個字，但簡化ERP系統(tǒng)的任務(wù)卻任重而道遠。實際上，多數(shù)企業(yè)ERP系統(tǒng)的建立都跨越了很多年，這些年間許多與企業(yè)合作的ERP系統(tǒng)提供商或許已經(jīng)在多次的并購浪潮中都已經(jīng)不復(fù)存在。

　　ERP應(yīng)用環(huán)境的日益復(fù)雜，會導(dǎo)致過高的成本和管理的難度，如果能夠徹底簡化ERP環(huán)境，應(yīng)用系統(tǒng)將更容易被管理。但當企業(yè)迫切想要改變現(xiàn)狀和推進簡化進程時，通常倍感挫折，因為ERP改造考古挖掘工作通常進展緩慢。所以，企業(yè)想要改造和簡化老ERP系統(tǒng)，是一件風(fēng)險很大的事情，因為改造和簡化的過程必須去發(fā)掘和理解那些古老的沉積已久的架構(gòu)和應(yīng)用技術(shù)。

　　(2)改造系統(tǒng)后能減少故障修復(fù)時間

　　ERP系統(tǒng)故障修復(fù)管理的概念其實很簡單，那就是把ERP系統(tǒng)的故障發(fā)生率降至最低，即使發(fā)生了故障，排除故障的時間也要最短化。作為ERP系統(tǒng)運維來說，最讓運維人員花精力的就是為了提升ERP系統(tǒng)故障修復(fù)效率。經(jīng)過痛苦折磨的ERP運維人員都會有這樣的感受：他們愿意付出任何代價，只為提高快速解決故障的時效以及降低各種設(shè)備發(fā)生故障的頻率。而一般來說，改造ERP系統(tǒng)晨如果在得到廠商的有力支持下，往往比較容易解決系統(tǒng)老化產(chǎn)生的故障，或因企業(yè)多種不同系統(tǒng)間的整合溝通和數(shù)據(jù)交換問題，但老的ERP系統(tǒng)，廠商還會有技術(shù)支持嗎?

　　(3)系統(tǒng)改造后穩(wěn)定性成隱憂

　　既然老系統(tǒng)有這么多的缺點,是不是老系統(tǒng)就已經(jīng)是一無是處。實際上，ERP系統(tǒng)不一定要最先進，尤其是在生產(chǎn)管理模塊，最關(guān)鍵是保障系統(tǒng)的穩(wěn)定，這也是ERP應(yīng)用人員常掛在嘴邊的一句話。由于許多公司基本是處于24小時連續(xù)運作狀態(tài)，系統(tǒng)的可靠運行成了每天的重要工作，而老系統(tǒng)往往能穩(wěn)定的運行中，這也是許多老ERP系統(tǒng)改造不敢輕舉妄動的原因之一。

　　一般來說，現(xiàn)有的技術(shù)人員已經(jīng)非常熟悉老系統(tǒng)，在故障預(yù)防的處理上已經(jīng)形成一定的管理和習(xí)慣，而且在故障出現(xiàn)問題后能以最快的速度得知準確的癥因，而改造ERP系統(tǒng)后可能會存在很多未知的風(fēng)險。所以，我們認為改造老系統(tǒng)需要格外慎重，除了成本因素外，還要盡可能從多方面考慮降低系統(tǒng)更迭的風(fēng)險。否則，企業(yè)的很多環(huán)節(jié)都可能因為系統(tǒng)改造無法運轉(zhuǎn)，形成更大的風(fēng)險和損失。

　　(4)資金成本是改造系統(tǒng)的緊箍咒

　　也許現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)本身是陳舊的，而且界面的確很難看，但如果改造系統(tǒng)硬件和軟件要中斷業(yè)務(wù)或者需要支付昂貴的改造費用，企業(yè)就需要考慮另外的方案來平衡。因此，選擇改造，企業(yè)必須考慮改造ERP系統(tǒng)時依據(jù)TCO(總體擁有成本)來分析和評判。通常對于改造一個老ERP系統(tǒng)的工作來說，往往會感到有一種束縛感，不敢輕舉妄動。除了ERP系統(tǒng)是個很復(fù)雜的人機系統(tǒng)，各種功能相互耦合得十分緊密，牽一發(fā)，動全身，更是因為考慮總體成本的問題。

　　毫無疑問，技術(shù)改造總是需要的。比如老的應(yīng)用軟件系統(tǒng)的升級、各種電腦設(shè)備的更新。假如IT經(jīng)費預(yù)算是“無限”的，改造不是問題，只管花錢就是了;但假如IT經(jīng)費有限，那么，老ERP系統(tǒng)該怎么辦呢?資金是徘徊在“改造還是按兵不動”之間無法回避的選擇要素，錢永遠是頭上的“緊箍咒”。因此，除了在公司發(fā)展對ERP需求的考慮外，關(guān)鍵還在于維護老系統(tǒng)成本與改造系統(tǒng)的成本比較，誰更能長久的節(jié)省成本和費用。 三.如何穩(wěn)妥的改造老ERP系統(tǒng)?

　　許多現(xiàn)代城市進行城市改造時，都是既保存舊建筑，又要建新建筑，以營造連續(xù)、有效的基礎(chǔ)設(shè)施。從現(xiàn)代城市適應(yīng)居民和商業(yè)的發(fā)展需求，進行合理城市改造的成功做法中，我們可以得到一些有益的啟示，以避免ERP系統(tǒng)改造可能出現(xiàn)的問題。

　　(1)成立評估小組，評估改造收益

　　在進行現(xiàn)代城市改造時，許多城市都會設(shè)立規(guī)劃部門負責(zé)制定和執(zhí)行改造計劃。同理，企業(yè)進行老ERP系統(tǒng)改造也需要先成立評估小組。通常是一個獨立小組來評估ERP系統(tǒng)的需求，人員包括業(yè)務(wù)部門和IT部門等多方面的人才。這個小組負責(zé)定義和考察老系統(tǒng)的各種利弊和新改造功能的整合問題。

　　(2)分析改造前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足

　　要做好分析，分析改造前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足。明確改造后的業(yè)務(wù)流程和管理流程，ERP系統(tǒng)是為公司業(yè)務(wù)服務(wù)的，只有明確了這些以后ERP系統(tǒng)的改造才可以做到有的放矢。不然，ERP系統(tǒng)終究是游離于流程之外的，根本無法做到信息流與工作流的和諧統(tǒng)一。一個好的ERP系統(tǒng)，是可以支撐公司的管理的，是能夠在最大范圍確保工作流與信息流的完美統(tǒng)一的。例如，分析目前老系統(tǒng)軟件能不能滿足目前企業(yè)發(fā)展的管理需求?如果能，僅僅是界面問題就沒必要換，因為企業(yè)要的是效益和效率;如果不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，在成本允許的條件下就要堅決改造。

　　(3)充分利用現(xiàn)有資源，做好細節(jié)工作

　　最后，老ERP系統(tǒng)改造應(yīng)該要充分注意人員的溝通。公司各層人員的意見、建議都會給ERP系統(tǒng)的改造提供很大幫助的。同樣，不管現(xiàn)有老ERP系統(tǒng)如何雜亂無章，公司在計劃改造系統(tǒng)前一定要先充分利用好現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)。而且在進行老系統(tǒng)改造時，要確�，F(xiàn)有的資源能被充分的利用。

　　總的來說，無論是改造ERP系統(tǒng)還是先暫時按兵不動，企業(yè)都要明確自身的實際需求和具體情況，否則砸再多的錢進去，還是會打水漂。只有在經(jīng)過權(quán)衡輕重關(guān)鍵因素的前提下，再從均衡的角度出發(fā)，就能決定是否進行改造老ERP系統(tǒng)還是按兵不動了。

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