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實(shí)用為王,用好OA辦公系統(tǒng)有竅門

發(fā)布時(shí)間:  2012/5/26 20:04:42

作為以流程管理見長的OA系統(tǒng)廠商,華天動(dòng)力多年來一直極力倡導(dǎo)通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程管理,并向行業(yè)內(nèi)外提供了大量這方面的實(shí)踐案例。

 

  作為以流程管理見長的OA系統(tǒng)廠商,華天動(dòng)力多年來一直極力倡導(dǎo)通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程管理,并向行業(yè)內(nèi)外提供了大量這方面的實(shí)踐案例,讓企業(yè)的管理者和IT工作者對通過OA系統(tǒng)進(jìn)行流程管理有了非常全面和深入的認(rèn)識。

  1、因需而生的流程

  在之前《OA系統(tǒng)的流程管理應(yīng)用特例》一文中,華天動(dòng)力介紹了一種比較特殊的流程應(yīng)用模式:一表單多流程。即一個(gè)表單預(yù)先設(shè)置了多個(gè)流程,用戶在提交工作單的時(shí)候,手動(dòng)從多個(gè)流程中選擇一個(gè),這是一種簡便卻又實(shí)用的流程設(shè)置方法。

  今天華天動(dòng)力介紹了另一種與該模式類似的流程應(yīng)用,叫做“預(yù)定義流程”。同樣也是預(yù)先設(shè)置好多個(gè)流程,但并不需要跟某個(gè)具體的表單綁定,而是對應(yīng)多個(gè)表單,也就是多表單、多流程的模式。用戶在提交工作單的時(shí)候,同樣從多個(gè)流程中選擇一個(gè)來進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

  為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢?華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施人員發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)存在如下的需求:

  •我可以設(shè)置幾個(gè)固定的審批流程讓員工們在發(fā)起申請的時(shí)候選擇使用么?

  •我們有多個(gè)審批事項(xiàng)共用一個(gè)流程,怎樣做比較簡單?

  •我公司的大部分審批流程都是固定的,但需要由申請人自行選擇,如何處理?

  當(dāng)出現(xiàn)這些情況的時(shí)候,就非常適合用華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)中“預(yù)定義流程”的功能。

  2、靈活的“預(yù)定義流程”

  顧名思義,“預(yù)定義流程”就是預(yù)先定義好流程,當(dāng)然,可以預(yù)定義多個(gè)流程。“預(yù)定義流程”可以大大提高流程的重用度,并且能加快項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度和減輕管理員的工作強(qiáng)度。預(yù)定義的流程和具體審批單沒有對應(yīng)關(guān)系,其主要是設(shè)置好流程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn),以及節(jié)點(diǎn)之間的跳轉(zhuǎn)關(guān)系。

  對于流程相對規(guī)范或者是計(jì)劃規(guī)范流程的企業(yè),推薦使用預(yù)定義流程的實(shí)施方法,這是一種很實(shí)用的使用方式,也是華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)實(shí)施方法論中的一個(gè)顯著特點(diǎn)。

  下圖為華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)中“預(yù)定義流程”的瀏覽畫面(來自www.oa8000.com),在圖中可以看到,每個(gè)設(shè)置好的流程都可以指定允許使用的人員,以及修改人,這樣,就保證了流程使用和維護(hù)的規(guī)范。

  3、“笨辦法”更實(shí)用

  這是一個(gè)發(fā)生在某企業(yè)的真實(shí)故事(姓名均為筆名)。

  “領(lǐng)導(dǎo),有這樣一個(gè)審批流程,你看應(yīng)該怎么做”,OA系統(tǒng)管理員高新全問他的主管姜程,“有一些特殊情況的借款,沒法走固定的借支單審批流程,有時(shí)候需要財(cái)務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理批,有時(shí)候需要總經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理批,還有時(shí)候需要財(cái)務(wù)經(jīng)理-財(cái)務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理批。因?yàn)檫@個(gè)流程里面不能設(shè)置條件跳轉(zhuǎn),只能由申請人臨時(shí)決定,所以沒法通過一個(gè)流程來實(shí)現(xiàn)”。

  姜程說道:“既然由申請人臨時(shí)決定,你就設(shè)置三個(gè)預(yù)定義流程,讓申請人在發(fā)送申請的時(shí)候自己選擇好了,該怎么審批,他心里有數(shù)的。如果他選擇錯(cuò)誤,由審批人進(jìn)行糾正,因?yàn)槲覀円膊恢涝撛趺磳徟?rdquo;

  高新全:“嗯,這樣倒也不錯(cuò),也不用他來設(shè)置流程,只要選一個(gè)就可以了。”

  姜程:“這算是一種半自動(dòng)化的操作吧,其實(shí)有時(shí)候,半自動(dòng)化比全自動(dòng)化更適合企業(yè)。有些流程通過條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置起來很復(fù)雜,還不如用這種笨辦法來設(shè)置,這樣用起來反而簡單、實(shí)用,也不容易出錯(cuò)。”

  高新全:“好的,我明白了。”

【轉(zhuǎn)載自IT專家網(wǎng)】http://esoft.ctocio.com.cn/355/12301855.shtml

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