淺談如何利用OA提高工作效率

　　如果我們假定每個(gè)員工在內(nèi)心都希望在崗位上有所作為，那么作為管理者，需要給他怎么樣的幫助以便他能高效快速的實(shí)現(xiàn)自身的工作價(jià)值?來自九思的專家認(rèn)為，讓員工高效工作的基礎(chǔ)，在于能夠給他提供一個(gè)高績(jī)效的工作平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)不僅能夠及時(shí)地推送工作信息給到員工，并且還能夠?yàn)樗幚砀黜?xiàng)工作帶來便捷。

　　九思的專家們?cè)谶@方面做了新的研究，突破常規(guī)建設(shè)模式，以信息化為突破口，采用集約化建設(shè)模式，全體各單位共建共用一個(gè)系統(tǒng)，避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)省投資，促進(jìn)應(yīng)用推廣，降低維護(hù)成本;做到不受空間距離限制，及時(shí)獲悉各部門、各單位辦公情況，促進(jìn)各部門之間高效協(xié)同辦公;與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合，做到信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。其終極目標(biāo)是要成為智能型管理機(jī)構(gòu)。借助信息的良好傳遞，更好地完成日常工作，最終，在戰(zhàn)略思維、運(yùn)營(yíng)效率以及服務(wù)質(zhì)量等方面得到大大改善。

　　九思專家表示，通過協(xié)同OA構(gòu)建高效工作平臺(tái)，為員工量身定制工作門戶，是解決此類問題的最佳方式。他們表示，協(xié)同OA以人和組織為核心，以流程為血脈，以知識(shí)信息為容器的特性，讓它具備了幫助企業(yè)構(gòu)建高效辦公平臺(tái)的自然屬性。協(xié)同OA圍繞企業(yè)的不同角色，推送不同的知識(shí)、流程和各類資訊甚至報(bào)表數(shù)據(jù)，不管是基層員工還是企業(yè)高管，都將因?yàn)檫@樣一個(gè)高效的辦公平臺(tái)而工作起來更加得心應(yīng)手。

　　系統(tǒng)整體的設(shè)計(jì)的原則將遵循安全性、成熟性、標(biāo)準(zhǔn)化、易用性、開放性、可維護(hù)性與高性能、先進(jìn)性等八大基本原則，并且采用集中式部署，核心應(yīng)用公文及工作任務(wù)流轉(zhuǎn)方式支持各單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)和上下級(jí)流轉(zhuǎn)兩種，兩種方式互為銜接。

　　考慮到工作多繁雜、地域跨度廣闊、信息化基礎(chǔ)薄弱、單位內(nèi)員工的IT素質(zhì)參差不齊、協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用范圍涉及到全員應(yīng)用、協(xié)同辦公系統(tǒng)作為辦公室整體IT規(guī)劃中的一部分存在而且是先行建設(shè)上線的系統(tǒng)，加上協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)涉及到的功能龐雜、可選項(xiàng)多，因此在本次建設(shè)中堅(jiān)持 “整體規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、逐級(jí)推廣、擴(kuò)展集成”的指導(dǎo)方針;遵循的項(xiàng)目成功方法論，把項(xiàng)目成功分解成選型成功、實(shí)施成功、應(yīng)用成功和持續(xù)成功四個(gè)階段，在不同的階段提煉和關(guān)注不同的成功保障要素。

　　1.整體規(guī)劃

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)作為整體IT規(guī)劃中的一部分存在，具有一定的前瞻性，又必須基于整體規(guī)劃，在應(yīng)用對(duì)接、門戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享等方面具有相當(dāng)?shù)拈_放性、兼容性和擴(kuò)展性。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)涉及15大核心模塊，數(shù)千個(gè)功能點(diǎn)，如此大范圍、多功能的系統(tǒng)也需要總體架構(gòu)，支持橫向擴(kuò)展和縱向升級(jí)，支持系統(tǒng)各功能之間的關(guān)聯(lián)性，支持系統(tǒng)的有機(jī)性。

2.分步實(shí)施

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)成熟、功能繁多、性能穩(wěn)定，但是考慮到上千的功能點(diǎn)在參差不齊的全員用戶中推廣，無疑是一場(chǎng)辦公習(xí)慣和管理模式的變革，為降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，采取持續(xù)變革的方式比采取一次革命的方式將更有助于成功;同時(shí)系統(tǒng)中涉及到一些跟視頻采集等系統(tǒng)的接口開發(fā)工作、以及將來與其他子系統(tǒng)對(duì)接等工作，因此從實(shí)施目標(biāo)、范圍、深度、部署方式等多角度進(jìn)行分步實(shí)施規(guī)劃將是最好的策略。

　　3.突出重點(diǎn)

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的推廣是一場(chǎng)全員工作行為的變革，如何在持續(xù)變革中，確保“邊建設(shè)、邊受益”，并且最終贏得總體成功?對(duì)于行政管理子系統(tǒng)來講，易用性和黏著度是關(guān)鍵，其中高黏著度是因?yàn)橛脩粼谶@里通過核心的功能模塊解決行政管理的主要問題、重點(diǎn)問題，實(shí)現(xiàn)用戶想用的目標(biāo);而易用性確保了用戶學(xué)習(xí)量低、易理解、操作便捷，解決了用戶愿意用的目標(biāo)。

　　此次協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用包括但不限于以下：公文管理、督辦管理、會(huì)議管理、日常辦公、車輛管理、在線交流、公共信息、期刊管理、移動(dòng)辦公、固定資產(chǎn)管理、物品管理、人事管理、個(gè)人事務(wù)管理、多級(jí)文件檔案管理、系統(tǒng)管理等。

　　4.逐級(jí)推廣

　　產(chǎn)品和技術(shù)不是項(xiàng)目成功的全部保障，系統(tǒng)在單位全員中的推廣是一個(gè)逐級(jí)和持續(xù)的過程，在不同的階段、緊盯不同的目標(biāo)、關(guān)注不同的應(yīng)用、持續(xù)增加應(yīng)用價(jià)值，最終取得圓滿的成果。

5.擴(kuò)展集成

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)作為整體IT規(guī)劃中的子系統(tǒng)，必然在前期提供相應(yīng)的開發(fā)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，在后期與其他子系統(tǒng)在登錄、門戶、應(yīng)用、數(shù)據(jù)、安全等各層面進(jìn)行擴(kuò)展和集成，從而保障系統(tǒng)的一致性和擴(kuò)展性。

如今，隨著信息化系統(tǒng)越來越多，很多企業(yè)面臨著在工作中來回切換系統(tǒng)的處境，處理一件事情甚至需要登錄多個(gè)平臺(tái)才能處理，這無疑大大降低了工作績(jī)效。九思專家認(rèn)為，圍繞人的組織的日常業(yè)務(wù)需求，通過系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)多元化的信息提取與統(tǒng)一展現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)圍繞崗位推送工作信息，為員工提供工作的統(tǒng)一辦公平臺(tái)，使員工能夠規(guī)范、高效的執(zhí)行工作，從而構(gòu)建高績(jī)效工作平臺(tái)。

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