娜其爾日化：ERP實施成敗在一念間

　　本來希望ERP能夠幫助企業(yè)提高管理水平，誰料在業(yè)務(wù)最繁忙的時候ERP卻不能很好地被應(yīng)用。也許有人會堅持用這套系統(tǒng)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)停滯，也許有人會從此徹底放棄這套系統(tǒng)，廈門娜其爾日化有限公司(以下簡稱娜其爾)的選擇卻是，先停掉系統(tǒng)，等業(yè)務(wù)不繁忙的時候再重新梳理――不能由于時間倉促草率上線ERP。

　　企業(yè)管理兩頭復(fù)雜

　　坐落在廈門市湖里區(qū)高崎工業(yè)園的娜其爾組建于2003年8月，投資規(guī)模1200多萬元，是一家集研發(fā)、制造和銷售為一體的民營科技企業(yè)，主要生產(chǎn)并出口專業(yè)生產(chǎn)環(huán)保型的沐浴禮品組合。從成立之日起，娜其爾始終堅持“質(zhì)量第一，信譽至上”的原則，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，產(chǎn)品主要遠銷歐美市場，深受廣大客戶的青睞。

　　從其業(yè)務(wù)內(nèi)容可以清楚地看到，娜其爾既屬于化工生產(chǎn)行業(yè)，又屬于外貿(mào)行業(yè)，兼?zhèn)鋬蓚�行業(yè)的管理難點。

　　一方面，作為一個按訂單生產(chǎn)的化工生產(chǎn)企業(yè)，娜其爾面臨生產(chǎn)的產(chǎn)品種類多、物料管理復(fù)雜、交貨周期短、生產(chǎn)重復(fù)性低等多個管理難點。而且和一般的化工生產(chǎn)企業(yè)不一樣的是，娜其爾的產(chǎn)品包裝材料包括有金屬、陶瓷、木材、塑料等多個品種，又增加了其管理的難度。

　　另一方面，作為一個外貿(mào)企業(yè)，娜其爾的產(chǎn)品要滿足不同進口國的不同要求，比如說，要向不同進口國提供不同的第三方資格認證，這需要非常熟悉出口標準的工作人員來處理出口業(yè)務(wù)。此外，出口產(chǎn)品對產(chǎn)品質(zhì)量的要求更高，娜其爾需要更加嚴格地對原材料進行把控。

　　與此同時，不但因為顏色、氣味或者包裝不一，產(chǎn)品的名稱就不一樣，而且由于娜其爾生產(chǎn)的產(chǎn)品100%出口，還會因為出口國的不同，產(chǎn)品名稱不一樣，更是加大了管理的復(fù)雜性。

　　可見，如果沒有一套合適的信息化系統(tǒng)，娜其爾很難高效地管理其業(yè)務(wù)。為此，在2004年，娜其爾就將ERP建設(shè)提上日程，希望能夠借此對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程進行有效控制和跟蹤，加強企業(yè)物流和制造流程管理，實現(xiàn)生產(chǎn)、采購及賬款管理、庫存管理、出口管理的完美集成。娜其爾總經(jīng)理毛文證非常重視此項目，并積極參與其中。

　　停滯兩月后成功

　　廈門離臺灣很近，毛文證非常了解臺灣企業(yè)的管理先進性，所以就有意讓娜其爾向臺灣企業(yè)學(xué)習(xí)管理。所以在ERP選型的時候，毛文證重點關(guān)注具有臺灣軟件背景的正航軟件。通過多方了解，毛文證最終選擇了正航軟件專注于中型制造企業(yè)的ERP產(chǎn)品――正航T357。

　　根據(jù)化妝品行業(yè)生產(chǎn)工序特點，正航軟件做到了在每個業(yè)務(wù)單據(jù)之間、業(yè)務(wù)流程之間形成一個全面、嚴密的信息網(wǎng)，這種聯(lián)系確保了業(yè)務(wù)信息與流程之間的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)內(nèi)直接和間接的聯(lián)系使得整個ERP信息流不間斷傳輸于各個部門中的各個流程，保證單據(jù)和資料之間的信息遞推式的傳播和即時獲取，提高整個系統(tǒng)的綜合運作水平和效率。

　　但是，實施應(yīng)用的過程并非一帆風(fēng)順。首先遇到的困難是產(chǎn)品編碼問題。除了因為化工制造行業(yè)本身的編碼就復(fù)雜以外，還因為娜其爾自身業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，大大增加了編碼的復(fù)雜性：一方面，產(chǎn)品種類太多――同一種產(chǎn)品，包裝不一樣，產(chǎn)品的編碼可能就不一樣;另一方面，娜其爾的很多產(chǎn)品是在各個展銷會上根據(jù)客戶的要求而定的，產(chǎn)品多數(shù)按單研發(fā)生產(chǎn)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)時常變動，物料計算非常復(fù)雜。另外，商品標簽不同，就算是同一產(chǎn)品，出口不同國家的文字也不一樣，比如說，出口加拿大的要用英文和法文，而出口英國的就只有英文就可以了。這些問題困擾娜其爾已久，他們希望借此機會能夠獲得解決。為此，如何制定有諸多特性的編碼規(guī)則讓ERP項目組頭疼不已。正航軟件項目小組通過調(diào)研了解到情況后，結(jié)合正航ERP在兩岸的一些化工企業(yè)的實施經(jīng)驗，經(jīng)過幾次商討以后，才提出了比較理想的編碼方案――將年度和展銷會納入編碼前幾位，而產(chǎn)品的特征，如組合情況、顏色等由娜其爾人工介入，按每期情況自定義，納入編碼后幾位。

　　實施100天以后，項目開始并線運行。在正航軟件公司的建議下，項目上線之初娜其爾保留了手工做賬模式，系統(tǒng)、手工兩套賬并行。這是確保員工在適應(yīng)ERP的環(huán)境過程中，不因為遺漏單據(jù)數(shù)據(jù)的錄入而出錯，但這樣無形中加大了娜其爾相關(guān)員工的工作量。

　　此時正值娜其爾為了完成歐美客戶圣誕節(jié)的訂單而業(yè)務(wù)最繁忙的時候，時間非常緊，兩條線同時忙碌。相關(guān)員工常常要加班加點錄入數(shù)據(jù)，大大加重了他們的負擔(dān)，而且匆忙之余難以保證數(shù)據(jù)的準確性。為了不影響業(yè)務(wù)的正常運行，同時保證ERP的實施效果，不因為業(yè)務(wù)繁忙而導(dǎo)致導(dǎo)入的數(shù)據(jù)不準確，降低員工對ERP的信心，毛文證決定暫停ERP的實施，還是采用手工方式處理業(yè)務(wù)。

　　也許很多人認為，娜其爾的ERP項目可能會就此失敗。然而，事實卻遠非如此。過了那個業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，毛文證重新將ERP項目提上日程，將原來所遇到的問題進行重新梳理。第二次啟動，前期的積累并沒有白費，有了第一次的經(jīng)驗，企業(yè)更有經(jīng)驗，同時更清楚自身的需求，因此，實施起來反而事半功倍，很快即宣告上線成功。

　　走進發(fā)展快車道

　　功夫不負有心人。次年初，停滯近兩個月的正航ERP終于開始正式應(yīng)用，而且給娜其爾的管理提升提供了非常大的幫助。毛文證總結(jié)了以下幾點：

　　首先，系統(tǒng)為娜其爾的信息保存和維護提供了一個很好的平臺，使得管理更加規(guī)范。系統(tǒng)使得娜其爾的內(nèi)部流程和人員責(zé)任得到固化。這樣，毛文證不用像很多企業(yè)那樣擔(dān)心熟悉業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員離職后找不到經(jīng)驗豐富的繼任者了，新的員工借助固化在系統(tǒng)中的流程就能快速適應(yīng)新的工作。

　　其次，借助系統(tǒng)的應(yīng)用，娜其爾的業(yè)務(wù)信息提取、匯總和分析變得更加容易和準確，大大提高了整個公司的工作效率，并降低了整體的人力資源成本。

　　再次，系統(tǒng)清晰地記錄了娜其爾的歷史交易信息，幫助娜其爾更好地維護客戶。值得一提的是，系統(tǒng)能夠提供針對不同客戶的產(chǎn)品歷史報價，銷售人員在報價的時候就有據(jù)可依了。此外，前文提到的各個國家不同的進口標準在系統(tǒng)中會有詳細的記錄，產(chǎn)品出口時相關(guān)人員只要查看這些記錄就可以了，再也不用擔(dān)心會忽略哪個進口國的要求。

　　最后，系統(tǒng)詳細記錄了進銷存等各種數(shù)據(jù)，使得娜其爾的無形資產(chǎn)得到了保護。以前娜其爾的這些數(shù)據(jù)主要通過Excel文檔來保存，很容易被人刪除，存在很大的隱患。毛文證說，曾經(jīng)有個公司的一位員工在離職的時候與管理人員發(fā)生沖突，離開前有意篡改了保存在Excel文檔中的庫存信息。事后，這家公司只好重新盤點庫存。這種事情很難避免，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)卻不是一般人都有權(quán)限來處理的，而且即使刪除了，還有備份。

　　這些，都使得快速發(fā)展的娜其爾大大減少了后顧之憂，在快速發(fā)展的同時保持穩(wěn)健的步伐。至此，正航攜手娜其爾的發(fā)展快車也將沿著化工行業(yè)信息化車道駛向未來。

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